Tema 11

 Verificación y clasificación de costos

La esencia del proceso de evaluar una inversión destinada a la generación de ingresos se asienta en comparar los beneficios generados con los costos requeridos. Por definición, solamente aquellos proyectos en los que los beneficios son mayores que los costos, merecen implementarse. Esto es cierto incluso en el caso de inversiones no destinadas a la generación de ingresos, proyectos sociales, medioambientales, o de apoyo a la producción - conocer los costos es un prerrequisito para calcular el valor de la inversión que se está considerando realizar y para calcular la cantidad necesaria anualmente para cubrir los gastos de operación.

Para los proyectos destinados a la generación de ingresos es necesario estimar tanto los costos de inversión como los distintos costos e ingresos que se generan de la operación de proyecto.

Es fácil que un solicitante, lleno de entusiasmo acerca de su propuesta, subestime los costos de un proyecto o que los asigne a la categoría equivocada; y esto cause errores en el cálculo de los requerimientos de financiamiento. El proceso de preparación de un perfil de proyecto en el campo pone poco énfasis en la verificación de costos - los mejores estimados son aceptables cuando se trabaja al nivel del perfil. Por lo tanto, como primera tarea en el proceso de formulación y evaluación, los solicitantes y su asesor deben examinar los costos previamente identificados, a fin de:

Determinar si los costos iniciales se han asignado a las categorías correctas (inversión inicial, reemplazo de los ítems de inversión, operaciones anuales, gastos generales);

Desglosar los costos generales en sus componentes específicos, v.g. desglosar el costo general estimado de un edifico en componentes como: preparación del terreno y acceso al mismo; los cimientos, la construcción por metro cuadrado; acabados (eléctricos y de plomería); mobiliario, etc.;

Identificar los costos no incluidos anteriormente, v.g. asistencia técnica, capacitación, requerimientos legales o sanitarios, mitigación del impacto ambiental, mejora de vías de acceso;

Verificar la validez de los costos a utilizarse en el contacto directo con los vendedores, transportadores, ingenieros y otros especialistas del área.

Los diferentes costos de un proyecto se pueden desglosar en tres categorías principales:

a) Las inversiones y su reemplazo periódico:

b) Los costos de producción (que por lo general varían según la escala de la manufactura);

c) Los costos o gastos generales (que generalmente no varían a consecuencia de los cambios en la magnitud de la producción).

1. Inversión y costos relacionados

La inversión es la parte primordial de cualquier proyecto. De hecho, un proyecto se puede definir como una actividad en la que se hace una inversión ahora, a fin de obtener beneficios en el futuro. La inversión es un tipo de gasto, pero se puede diferenciar por la duración de su impacto. Si el mercado tiene una duración no superior a un año, el costo no se puede tomar en cuenta como una inversión, y en lugar de esto se debe tratar como un costo operativo.

a. Tipos de inversión

No todas las inversiones presentan la forma de activos físicos, aunque las inversiones en obras y maquinaria son, sin lugar a dudas, las más usuales. No obstante, se puede invertir en cosas menos tangibles: por ejemplo, educación, investigación y sistemas. Cuando se compra una tienda, u otro negocio, con frecuencia se debe pagar por el "legado comercial" del propietario anterior; es decir, su red de contactos comerciales. Se estima que la relación desarrollada por el vendedor con sus clientes a lo largo de los años es un activo que tiene un costo monetario.

Establecer un cultivo permanente (incluyendo los costos de mano de obra) también es una inversión. Si se reemplazan pequeñas áreas de cultivos permanentes anualmente como parte de un ciclo establecido (por ejemplo, 5% de los árboles cada año), con frecuencia, el costo se incluye como parte de los costos operativos. A pesar de que esto no tiene tanta importancia a pequeña escala, es necesario recordar que el costo y la disponibilidad de financiamiento con frecuencia difieren según su propósito. Si se deben establecer áreas significativas de nuevos cultivos, o si es necesario reemplazar un alto porcentaje de las plantaciones existentes (v.g. a consecuencia de comprar una finca mal administrada), se hace evidente que los altos costos requeridos causarán problemas en el presupuesto operativo. No obstante, si en lugar de esto, las nuevas plantaciones se tratan como una inversión (que lo son), por lo general será posible obtener fondos a plazo más largo y a tasas menores, e incluso puede existir un período de gracia para el pago del préstamo.

Cuándo se estiman los costos de una inversión física, se deben tener en cuenta los siguientes factores:

El precio inicial de los activos (maquinaria, equipo, o materiales) en su punto de venta;

Los impuestos exigidos sobre ese precio;

El transporte del activo a su ubicación final, incluyendo seguros, y, cuando el artículo deba pasar por aduanas, aranceles de importación;

La instalación y, de ser necesario, la prueba del artículo en su ubicación final;

La capacitación de los operadores.

b. Vida económica

Algunas inversiones tendrán un tiempo de vida útil superior al horizonte temporal del proyecto, especialmente en el caso de obras, construcción, y maquinaria pesada. Otros, como la tierra, no tienen una vida útil predeterminada, y por lo general se asume que sus beneficios durarán indefinidamente.

Sin embargo, muchas inversiones se deberán reemplazar, a medida que se desgasten (pero es importante recordar que nunca se deben reemplazar en un período inferior a un año o no se pueden tomar en cuenta como una inversión). Es, por lo tanto, necesario examinar la vida útil o vida económica de cada inversión; es decir, el número de años que se puede utilizar hasta que deba ser reemplazada.

El equipo electrónico (computadoras, impresoras, teléfonos, etc.) es una de las categorías de vida económica más corta - tal vez no superior a cuatro años. En estos casos, la vida económica del activo se determina principalmente por el ritmo de cambio tecnológico. Una computadora normalmente se reemplaza, no debido a que ha dejado de funcionar, sino debido a que ya no es compatible con los programas más recientes.

En el caso de otras inversiones, la vida económica está estrechamente relacionada con el uso y mantenimiento del artículo, y el incremento en el costo de reparación a medida que se deteriora. Un vehículo o camión, por ejemplo, puede durar un cuarto de siglo, pero cuando un camión se usa en vías rurales en países en desarrollo, la vida económica del mismo por lo general no superará los 6 u 8 años. Recuerde, esto no significa que el camión ya no funcionará después de este tiempo. Más bien, significa que el costo de mantenerlo funcionando simplemente se hace demasiado alto para justificar el conservarlo[9]. Cuando esto sucede, la mayor parte de negocios decide que es más conveniente comprar un camión nuevo y vender el antiguo.

Se debe registrar el valor de reemplazo en el año en que tiene lugar la operación. Entonces, si se debe cambiar el camión antiguo en el año sexto del proyecto, se debe registrar el costo del nuevo camión (por ejemplo, 35 000 dólares EE.UU.) en ese mismo año.

c. Valor residual y de salvamento

Con frecuencia, cuando un activo se reemplaza al final de su vida útil todavía tiene algún valor. Indudablemente, el camión de seis años todavía tiene un alto valor económico, tal vez 20 a 35% de su valor inicial, dependiendo de la estructura tributaria del país. Este valor se conoce como el valor de salvamento y se debe registrar como un ingreso en el año en el que tiene lugar, de la misma manera en que se registró el costo del nuevo camión como un costo de inversión. El valor de salvamento de algunas inversiones es casi inexistente. Estas pueden incluir equipo electrónico, activos fijos (como pozos, tanques para el recolección de agua, etc.) o cultivos permanentes que están al final de su vida útil.

Además es necesario tomar en cuenta, especialmente, en el caso de las inversiones que tienen un tiempo de vida útil muy extendido, que éstas pueden poseer un valor residual significativo al final de la vida económica del proyecto. El valor residual es el valor de una inversión cuando el período analizado termina. Para muchos activos este valor no es suficientemente alto para ser registrado, especialmente si se encuentra en un futuro distante. No obstante, cuando se trata de activos importantes, como edificios y tierra, el valor residual, por lo general será significativo, y puede influir en la rentabilidad del proyecto.

Para comprender la importancia del valor residual, vale la pena recordar que el proyecto inició sin recursos, pero que empleó préstamos y otras fuentes de financiamiento para obtener los bienes que necesitaba. Durante el período analizado, el ingreso del proyecto se aplica al pago del préstamo. Antes del final del período analizado, el costo de estos bienes se ha pagado por completo. Sin embargo, en el caso de la tierra, edificios, etc. estos activos todavía conservan un gran porcentaje de valor, que se debe reconocer cuando el período del proyecto concluye.

No obstante, es importante hacer una distinción cuidadosa entre el flujo de caja anual y la tasa de rendimiento financiero (ganancia total) - ver el Capítulo 9. Los edificios y otros bienes representan un valor, pero no un ingreso. Por lo tanto, no se puede reclamar valores residuales cuando se trata con flujos de caja, pero los valores residuales se pueden incluir en el cálculo de rentabilidad.

d. Depreciación

El tema de la depreciación es un tema que siempre inquieta a las personas que estudian la metodología RuralInvest. Inevitablemente alguien pregunta siempre por qué el costo de la depreciación no se incluye en los cálculos.

La respuesta es simple: la depreciación es una medida puramente relacionada con las tributaciones, y definida por el Ministerio de Finanzas, el Servicio de Rentas Internas o el Ministerio de Hacienda del país en cuestión, específicamente para ofrecer beneficios fiscales a los inversionistas. Las autoridades tributarias dictan la manera en que una persona o compañía que hace una inversión puede usar el costo de esta inversión para reducir sus impuestos cada año. Esta suma es la depreciación, y por lo general, tiene poca relación con la vida útil del activo. Además, cambia de un tipo de inversión a otra, normalmente para apoyar políticas de gobierno dirigidas a ciertos sectores o actividades. Cuando una compañía, carga la depreciación en su contabilidad, realmente no aparta fondos para reemplazar el activo, solamente reduce su carga tributaria.

A consecuencia de esto, el concepto de la depreciación, tiene relevancia en un análisis financiero únicamente cuando se están tomando en cuenta los impuestos. En el sistema RuralInvest, se da poca importancia a los impuestos, pues el propósito del análisis es determinar si el proyecto es eficiente y sostenible y no maximizar las ganancias netas.

Debido a que el cálculo de los impuestos normalmente no es una prioridad entre quienes analizan inversiones rurales a pequeña y mediana escala, se puede dejar de lado el concepto de depreciación hasta que el proyecto genere suficiente ganancia y por consiguiente requiera un análisis serio en asuntos tributarios.

El plan de financiación es la herramienta que nos permitirá describir cuáles van a ser las fuentes de financiación de nuestro negocio. Cuando ya tengamos claro cuánto dinero necesitamos para crear una empresa, debemos estudiar detenidamente de dónde vamos a sacar el dinero.

Este documento se encuentra dentro del plan financiero, donde se resume toda la parte económica y financiera del proyecto de negocio que se está desarrollando. Tras realizar el plan de inversión inicial es necesario descubrir de qué forma se financiará nuestra empresa.

Crear un plan de financiación

En la actualidad, existen muchas alternativas para la financiación de empresas, que nos permiten emprender un negocio obteniendo el dinero de muchas formas posibles. Por ello, en el plan de financiación es necesario realizar un estudio exhaustivo de cuáles son la fuentes de financiación que vamos a utilizar. Cabe destacar, que no tiene por qué ser solo una vía de financiación para conseguir todo el dinero necesario, sino que es posible utilizar diferentes opciones de financiación para obtener el dinero necesario en cada momento.

Hay que tener en cuenta que existen multitud de ayudas para emprendedores, subvenciones, créditos, préstamos bancarios y muchas más opciones para obtener la liquidez necesaria para poner en marcha nuestro negocio.

Tipos de financiación

El plan de financiación es pues un documento que refleja, con el máximo grado de detalle posible, los recursos financieros que necesita una empresa para iniciar su actividad, tanto partidas propias como ajenas.

Por tanto, los dos tipos principales de financiación a los que puede recurrir un emprendedor se refieren a la procedencia: propias o ajenas.

Se entiende como fuente de financiación propia aquella aportación personal del fundador o de los socios de un negocio. Esta aportación puede realizarse a través de dinero líquido o a través de bienes que son necesarios para llevar a cabo la actividad como un vehículo, un local comercial,  maquinaria, etc.

Por su parte, las fuentes de financiación ajenas son aquellas que provienen del entorno del empresario o de entidades especializadas en facilitar capital para la inversión. Conoce las ventajas e inconvenientes de la financiación ajena antes de utilizarla en tu negocio.

En el caso de los préstamos del entorno del empresario, como es el caso de los familiares o amigos, las condiciones de amortización son más favorables al emprendedor, puesto que normalmente se devuelve la cantidad prestada sin ningún tipo de interés y en un periodo relativamente flexible.

Otro de los tipos de financiación ajenas que también son muy beneficiosos para el empresario son las ayudas y subvenciones a fondo perdido de instituciones públicas u otro tipo de organismos.

En la financiación ajena podemos encontrar, además de los tradicionales préstamos de las entidades bancarias, las compras a crédito y el renting o leasing ha incorporado en los últimos años nuevas fórmulas como el crowdfunding o financiación colectiva o los mecenas empresariales llamados, business angels, que ofrecen inversión para nuevos proyectos.

Opinión personal

Este tema personalmente para mi ha sido como el mas pesado, es interesante pero contiene muchísima información